La registrazione in questura degli ospiti: come inviare i dati ad Alloggiati Web

Indice

• La registrazione degli ospiti in questura. Il portale Alloggiati
• La richiesta delle credenziali di Alloggiati Web. Come si accede al servizio?
• Come fare la registrazione degli ospiti in questura su Alloggiati web
• La comunicazione alla questura degli ospiti quando Alloggiati web non funziona
• Le schedine Alloggiati: i dubbi più frequenti
• La comunicazione in questura degli ospiti di una casa privata
• Conclusioni

La registrazione degli ospiti in questura. Il portale Alloggiati

Come avrai intuito Alloggiati web è il portale per la registrazione degli ospiti in questura e permette di compilare online delle schede, che una volta erano cartacee, con i loro dati.

Una volta fatto, le informazioni vengono inviate in automatico alla questura competente, tramite le credenziali associate al tuo accesso (e tra poco ti spieghiamo anche come ottenerle).

Quali sono i dati obbligatori da inoltrare alla Questura?

Ti sarà capitato spesso di dover presentare i documenti in un hotel o in una casa vacanze. Ma attenzione: non è il documento in sé a interessare le autorità, quanto piuttosto i dati anagrafici contenuti al suo interno.

Infatti, fotografare o fotocopiare un documento è vietato dal regolamento europeo sulla privacy (GDPR 2016/679). Quello che puoi e devi fare è raccogliere e annotare questi dati da chi soggiorna nella tua casa:

• Tipo di documento presentato, il suo numero e il luogo di rilascio
• nome, cognome, sesso, cittadinanza, data e luogo di nascita
• data di arrivo e di partenza

In pratica per la registrazione in questura degli ospiti di un airbnb o di altra struttura ricettiva va bene qualsiasi documento valido e non scaduto, che contenga queste informazioni, quindi anche un foglio sostitutivo di carta di identità, il passaporto o equivalenti.

Per evitare errori, ecco due precisazioni importanti:

• Il permesso di soggiorno non è valido per la registrazione su Alloggiati Web.
• Sulla piattaforma, se clicchi sul campo del documento presentato, vedrai un menù a tendina con l’elenco completo dei documenti accettati. Così non potrai avere dubbi

Quanto tempo ho per registrare un ospite?

Devi farlo il prima possibile. La legge prevede che la registrazione venga fatta entro 24 ore dall’arrivo del tuo ospite, ma se soggiorna per meno di un giorno allora i dati devono essere trasmessi entro 6 ore.

Il nostro consiglio è non aspettare. È un adempimento importante e permette alla Polizia di Stato di monitorare e individuare situazioni di pericolo e tutelare la sicurezza pubblica.

La richiesta delle credenziali di Alloggiati Web. Come si accede al servizio?

Prima ancora di registrare gli ospiti del tuo airbnb, casa vacanze o affittacamere, c’è un passaggio fondamentale: ottenere le credenziali per accedere al portale.

Non si tratta di una registrazione classica dove si conferma l’email e si immette una password. Per usare il portale devi fare una richiesta ufficiale alla questura, l’unica a poterti abilitare.

La buona notizia è che ottenere credenziali di alloggiati web non è difficile, basta sapere cosa fare.

Come richiedere le credenziali ad alloggiati web?

Per prima cosa devi recarti alla questura della zona in cui si trova la casa che vuoi mettere in affitto breve, oppure contattarla ai recapiti della stessa.

Le modalità di richiesta possono cambiare da città a città. In alcuni casi basta inviare i documenti che ti verranno richiesti, in altri serve invece andare direttamente in questura.

Come fare per scoprirlo ed evitare di perdere tempo? Sul sito di Alloggiati web c’è uno strumento utile nella sezione dei contatti del portale alloggiati che ti permette di trovare la questura competente e dove troviamo:

• Contatti della questura
• Le modalità per fare richiesta
• link per scaricare e compilare i moduli di richiesta delle credenziali per Alloggiati web

In alcune province è sufficiente inviare tutto ai recapiti indicati. In altre potrebbe essere richiesto consegnare i documenti di persona.

Le credenziali ti verranno fornite  dalla questura assieme a un altro elemento fondamentale per accedere e usare il portale: una scheda con i codici necessari per l’accesso e l’invio dei dati.

Quali documenti servono per il portale alloggiati web?

A prescindere da come invii la richiesta in questura è bene preparare anche altri documenti che spesso vengono richiesti dalle forze dell’ordine.

Ti consigliamo di avere pronti:

1. Modulo di richiesta delle credenziali compilato e firmato
2. Documento di riconoscimento di chi ha la proprietà dell’immobile
3. Codice fiscale o visura camerale nel caso di una gestione di tipo imprenditoriale

Alloggiati web e i codici di accesso

Ottenute le credenziali dalla questura, riceverai anche una scheda con i codici di accesso ad Alloggiati Web, necessari per registrare i dati dei tuoi ospiti.

Questa scheda contiene 16 gruppi di numeri e ti servirà ogni volta che accedi al portale. Il sistema ti mostrerà un tastierino digitale con alcune cifre mancanti da recuperare proprio da lì.

Conservala con cura, e se per caso la perdi, puoi sempre recuperarla utilizzando le credenziali che ti sono state fornite dalla questura.

Quanto tempo devo aspettare per avere le credenziali di alloggiati web?

I tempi per ricevere le credenziali di Alloggiati web possono variare. In alcuni casi bastano 48 ore, in altri si può arrivare ad aspettare fino a 30 giorni

Dipende molto dalla questura e dal carico di richieste del momento. Invia tutto per tempo, così limiti il rischio di aspettare a lungo.

Ora che abbiamo visto come puoi ottenere le credenziali e cominciare a usare il portale della polizia di stato, passiamo agli argomenti più succosi: come registrare gli ospiti alla questura

Come fare la registrazione degli ospiti in questura su Alloggiati web

Nota tecnica: Fino a qualche anno fa era necessario installare certificati di sicurezza o usare browser particolari per accedere al servizio. Oggi, fortunatamente, non è più così: dal 2022 Alloggiati Web è accessibile da tutti i principali browser.

La comunicazione degli ospiti in questura avviene attraverso la trasmissione dei dati anagrafici che raccogli al momento del loro arrivo nella tua struttura.

Una volta ottenuti i dati durante il check-in, accedi cliccando su “Area di lavoro codici” dalla homepage. Ti verrà richiesto di inserire le credenziali e i codici numerici che ti ha fornito la Questura.

Se tutto è corretto, accederai all’area riservata e potrai compilare dei formulari digitali, chiamati schedine, con i dati che hai raccolto. Non è complicato ma ci sono alcune cose da considerare:

• Ospite singolo: Devi raccogliere i suoi dati anagrafici e inserirli nei campi richiesti. Il sitema è guidato quindi sarà un gioco da ragazzi compilare tutto quanto.
• Nuclei familiari: in teoria, potrebbe bastare la registrazione di un solo nominativo come capofamiglia, ma noi ti consigliamo di inserire i dati di tutti, per maggiore scrupolo e rispetto delle finalità di sicurezza pubblica.
• Gruppi guidati e organizzati: Anche in questo caso ti consigliamo di registrare i dati di tutta la comitiva, e non solo quelli di un capogruppo. per le stesse ragioni di cui abbiamo appena parlato.

Negli ultimi due casi i dati richiesti sono gli stessi dell’ospite singolo (tipo di documento, numero, luogo di rilascio, nome, cognome, cittadinanza, data di arrivo e partenza…).

Una volta inviate le schedine, è tuo obbligo, secondo la legge, scaricare dal portale e conservare le ricevute dell’invio per 5 anni, pena pesanti sanzioni.

Adesso che sai come registrare gli ospiti in questura, è il momento di rispondere ai dubbi più frequenti sull’uso del portale.

Cosa succede se non registro gli ospiti alla Questura?

Una mancata registrazione degli ospiti in questura può essere molto rischiosa. Se non invii i dati dei tuoi ospiti rischi una sanzione amministrativa di 206 euro o la reclusione fino a tre mesi, nei casi più gravi

Cosa succede se registro un ospite in ritardo?

Meglio non ignorare l’obbligo di comunicazione in questura degli ospiti. Anche la registrazione in ritardo viene considerata una comunicazione non rispettata. Il rischio, anche qui, è un’ammenda di 206 euro e possibile reclusione fino a 3 mesi.

La registrazione dei minorenni su Alloggiati Web

Vale la pena chiarire subito che non è possibile ospitare minorenni non accompagnati nella tua struttura, come indicato dalla polizia di stato.

Se il minore è accompagnato, è comunque obbligatorio registrarlo in Questura. Come stabilito dal Decreto Legislativo 23/05/2011, n. 79, e dalla Circolare del Ministero dell’Interno del 05/03/2012, il minore deve presentare un documento d’identità valido, oppure le sue generalità possono essere ricavate dall’estratto del certificato di nascita.

Esiste un’app per Alloggiati web?

Purtroppo no, al momento non esiste un’app ufficiale per Alloggiati Web.
Ma la buona notizia è che puoi comunque usarlo dal tuo smartphone, proprio come se fosse un’app.

Infatti il portale funziona perfettamente anche da cellulare, e puoi creare un’icona diretta sulla schermata Home per accederci più velocemente, senza doverlo cercare ogni volta.

Ecco come fare:

Se hai un iPhone (Safari):

• Vai sul sito di Alloggiati Web
• Tocca l’icona della freccia in basso
• Seleziona “Aggiungi alla schermata Home”
• Vedrai comparire l’icona come fosse un’app

Se hai un Android (Chrome):

• Apri il sito di Alloggiati Web
• Tocca i tre puntini in alto a destra
• Scegli “Aggiungi a schermata Home”
• Il portale sarà accessibile con un solo tocco

La comunicazione alla questura degli ospiti quando Alloggiati web non funziona

Ebbene sì, può capitare che Alloggiati web non funzioni oppure che il servizio non sia disponibile in modo temporaneo.

Ma attenzione: questo non significa che l’obbligo venga meno. Anche in questi casi, la registazione alla questura degli ospiti resta obbligatoria. Se capita puoi comunque inviare i dati con PEC (Posta Elettronica Certificata).

Ecco come scrivere la comunicazione:

• Oggetto della PEC: “Presenza del giorno [data]”
• Corpo del messaggio: indica i dati anagrafici degli ospiti (nome, cognome, documento…), e spiega che non hai potuto registrarli tramite Alloggiati Web a causa di un disservizio.

In questo modo, anche in caso di malfunzionamento del portale, sarai in regola.

Le schedine Alloggiati: i dubbi più frequenti

La registrazione degli ospiti alla questura non è di per sé complicata Ma quando si tratta di compilare e inviare le schedine, qualche dubbio può sempre venire. Guardiamo insieme le domande più frequenti.

Come modificare le schedine alloggiate?

Purtroppo, se ti accorgi di un errore dopo aver inviato una schedina il sistema non permette di modificarla. Capita, e non sei il solo.

In questi casi l’unica cosa da fare è inviare una nuova schedina, questa volta con i dati corretti. Nessun problema se ne risultano due: la questura terrà conto solo dell’ultima comunicazione valida.

Come posso scaricare le schedine alloggiati?

Sul portale Alloggiati Web puoi scaricare i file con le schedine dalla sezione chiamata “Ricevute”, dove troverai i dati inviati nel corso della giornata.

Ricordati di farlo! I file restano disponibili solo per 30 giorni e poi vengono eliminati automaticamente. Meglio conservarli in caso di controlli futuri.

La mancata conservazione delle schedine Alloggiati

Anche se può sembrare un passaggio secondario, conservare le schedine Alloggiati è fondamentale. In caso di controlli non averle può comportare conseguenze sanzionatorie anche pesanti.

La comunicazione in questura degli ospiti di una casa privata

Non importa se si tratta di un albergo, di un bed and breakfast o di una semplice casa privata. Chi gestisce una struttura ricettiva ha l’obbligo di registrare i propri ospiti in questura.

La legge non fa distinzione tra diversi tipi di alloggio: hotel, affittacamere, case vacanza o affitti brevi sono soggetti agli stessi adempimenti, anche se gestiti in forma non imprenditoriale.

Questo obbligo è previsto dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, e riguarda chiunque dia ospitalità, anche saltuaria, a fini turistici.

→Cerchi una guida completa per affittare casa per brevi periodi?  Nella nostra  nostra guida  trovi normative, adempimenti e tanti consigli per farlo al meglio.

Conclusioni

Registrare i dati dei propri ospiti alla questura è un adempimento stabilito dalla legge e un gesto di responsabilità da parte di tutti noi proprietari che così partecipiamo a un sistema di sicurezza pubblica e di trasparenza nel mondo degli affitti brevi.

Ci sta molto a cuore aiutarti a gestire la tua attività in modo consapevole, con tutte le informazioni che ti servono. Questo sia nel lavoro di tutti i giorni come property managers, sia in quello che facciamo su questo blog.

Infatti continuiamo a scrivere guide sul settore (come il nostro articolo su come affittare una casa per brevi periodi), raccogliere consigli e best practices per aiutare chi si avvicina a questo settore e vuole farlo bene. Così che possa costruire un progetto serio, affidabile e duraturo.

Continua a seguire il nostro blog. Ospitare è un lavoro serio, ma non deve essere complicato.